Webinaarin Tiivistelmä ja Q&A: Kanta-Hämeen Hyvinvointialueen Sosiaalihuollon Asiakastietojen Migraatiohanke
Tämä Q&A-osio pohjautuu webinaariin, jossa käsiteltiin Kanta-Hämeen hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakastietojen migraatiohanketta. Ainutlaatuisessa tilaisuudessa asiantuntijat jakoivat kokemuksiaan ja oivalluksia tästä ensimmäisestä laatuaan olevasta projektista Suomessa. Webinaarissa keskityttiin projektin toteutukseen, haasteisiin, ratkaisuihin ja menestystekijöihin, ja se oli suunnattu terveydenhuollon ja sosiaalihuollon ammattilaisille sekä IT- ja tietohallinnon päättäjille.
Suomessa on useita satoja vanhoja sote-tietojärjestelmiä, joiden tiedot tulisi tulevaisuudessa arkistoida Vanhojen asiakastietojen arkistoon. Vanhalla asiakastiedolla tarkoitetaan sellaista asiakkaaseen liittyvää tietoa, joka on tallennettu sosiaalihuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa ennen Asiakastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa.
Vanhojen asiakastietojen arkisto on osa Kelan Kanta-palveluita ja on sote-organisaatioiden käyttöönotettavissa. Vanhojen tietojen turvallinen säilytys ja mahdollisuus niiden käyttöön pitkälläkin aikavälillä toteutuu parhaiten keskitetyssä arkistossa, joka täyttää myös lakien ja asetusten velvoitteet. Vanhojen asiakas- ja potilastietojen siirto Kelan arkistoon mahdollistaa vanhojen tietojärjestelmien alasajon poistaen niiden ylläpitokustannukset sekä rekisterinpitäjän velvoitteet ylläpitää järjestelmiä.
Webinaarissa esitetyt kysymykset ja vastaukset:
- Miksi pelkkä poiminta tehtiin robotiikalla? Eikö koko integraatio olisi voitu hoitaa yhtälailla RPA:lla?
- Lähdejärjestelmän tietomalli on erilainen kuin Kelan Kanta-arkiston tietomalli, eli jonkinlainen konversio täytyy joka tapauksessa toteuttaa. Tässä tapauksessa konversioon kohdistuu poikkeuksellisia teknisiä ja hallinnollisia vaatimuksia, koska tiedot voi siirtää sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistoon vain A-luokan sertifioitu järjestelmä. Atostekin ERA-järjestelmässä nämä on jo toteutettu, joten niitä ei kannata toteuttaa enää uudestaan.
- Saako tuon robotin helposti opetettua tunnistamaan potilastiedon asiakastiedosta?
- Niin kauan kuin tieto löytyy rakenteisessa muodossa, tunnistaminen on helppoa. Jos kyseessä on paljon vapaata tekstiä sisältävää tietoa, voi olla mahdollista, että hyödynnetään tekoälyä lisänä. Esimerkkinä tekoälyn hyödyntämisessä voidaan käyttää vaikka Älykäs lähetelajittelija- ratkaisua. Tässä ratkaisussa erikoissairaanhoitoon saapuvien lähetteiden lajitteluautomaatio tulkitsee lähettävän lääkärin lähetetekstin tietoja tekoälyavusteisesti. Tekoälyn muodostaman ehdotuksen pohjalta lähete voidaan lajitella nopeammin ja tarkemmin, vähentäen suuresti manuaalityötä
- Entä onko teillä kokemusta SosiaaliEfficasta?
- Meillä on kokemusta myös tietojen poiminnasta SosiaaliEfficasta eli sekin järjestelmä on tuttu. Käytännössä kaikki Suomessa käytössä olevat asiakas- ja potilastietojärjestelmät ovat meille tuttuja.
- Mitkä olivat suurimmat haasteet käyttöliittymän mallintamisessa robotille, jotta poiminta onnistui?
- Oli joitakin asioita, joita ei kohdattu testauksen aikana, esimerkiksi jotkin pop-up -ikkunat.
- Onko ohjelmistotoimittajilta, kuten TietoEvry ja CGI, pitänyt ostaa osaamista esim. poimintoihin liittyen?
- Koko projektin osalta ei tarvittu ostaa osaamista järjestelmätoimittajilta. Robotin opettamista varten saatiin kaikki tarvittava tieto järjestelmän pääkäyttäjiltä.
- Onko vastaavaa tehty jo terveydenhuollon järjestelmien osalta?
- Kyllä on esim. Kainuun hyvinvointialueella arkistoitiin Kantaan vanhat tiedot Pegasos- järjestelmästä.
Projektin suositukset ja yhteenveto
Tiedonsiirto on resursseja, kokemusta ja asiantuntemusta vaativa hanke joka tyypillisesti ei ole hyvinvointialueiden ydintehtävä tai -osaamista. Osana uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoa hyvinvointialue joutuu hyvin tyypillisesti huolehtimaan tietojen siirrosta joko:
- Asiakkaan- tai potilaiden aktiivisten tietojen siirto uuteen järjestelmään hoidon tai palvelun jatkamiseksi keskeytyksettä ja
- Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain mukaisesti valtakunnalliseen arkistointipalveluun (”Kanta”).
Kokemukseemme pohjautuen, suosittelemme vahvasti ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä näissä tiedonsiirtohankkeissa. Digital Workforcella on Kanta-siirtoprojektien lisäksi vahvaa kokemusta nimenomaan sosiaali- ja terveydenhuollon erilaisista tiedonsiirroista: olemme siirtäneet niin erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon kuin henkilöstöhallinnon ja hankinnan tietoja. Olemme tietoisesti rekrytoineet sote-tiimiimme kliinisen taustan omaavia sote- ammattilaisia, jotka tuntevat tämän toimialan ihan käytännön kautta.
Yhteistyössä Atostekin kanssa olemme kehittäneet Kanta- siirtohankkeita siten, että pyrimme minimoimaan asiakkaalta vaadittavan ajankäytön ja pyrimme tarjoamaan mahdollisimman kokonaisvaltaisen palvelun. Tarvitsemme asiakkaan ja heidän nimeämien yhteyshenkilöiden aikaa poimintarutiinien määrittelyyn, teknisen ympäristön luontiin, ICT- toimittajien informoimiseen projektistaja hyväksymistestaukseen. Tämän jälkeen pystymme edistämään hanketta hyvin itsenäisesti.
Webinaarin nauhoitteen voit katsoa tästä!
Haluatko lukea lisää hankeesta?
Lue lehdistötiedote tästä.
Lisätietoja:
Marja Heikkinen, Digital Workforcen asiakkuuspäällikkö
marja.heikkinen@digitalworkforce.com +358407494858
