RPA vs. Integraatio

RPA:n avulla siirretään usein tietoja kahden tai useamman järjestelmän välillä. Tilaus saapuu järjestelmästä A ja toimitus tehdään järjestelmän B kautta. Potilas kirjataan sisään sairaalaan M järjestelmään, lääkäri hakee potilaan taustatiedot järjestelmästä N. Asiakas täyttää vahinkojailmoituksen järjestelmään X, vakuutusyhtiön vastaus tuotetaan järjestelmässä Y. Ja niin edelleen. Eri järjestelmien välinen tiedonsiirto ei kuitenkaan ole uusi päänvaiva eikä RPA tarjoa ainoaa keinoa ongelman ratkaisemiseksi.

Tietojärjestelmäintegraatiot ovat olleet arkipäivää jo jonkin aikaa. Näiden ratkaisujen ylevä tavoite on liittää yhteen eri järjestelmät ja saada ne toimimaan niin hyvin, että usean ohjelmiston kokonaisuutta voidaan käsitellä yhtenä järjestelmänä.

Kun jätin taakseni integraatiomaailman tutustuakseni RPA:han yllätyin niin eroista kuin yhtäläisyyksistä, joita tunnistin lähestymistapojen välillä. Molemmat vastasivat usein samoihin kysymyksiin, mutta eri tavoin.

Omaksi nopeaksi tavakseni selittää ratkaisujen välisisä eroja kiteytyi lause: ”RPA on kuin laastari-integraatio”. Toisinsanottuna, se on nopea ja helppo toteuttaa eikä toteutettu ratkaisu ole muodoltaan ikuinen. Toisaalta RPA:ta voidaan lähestyä myös laajemmasta, strategisesta näkökulmasta, jolloin ”laastari-integraatio” ei enää kuvaa ratkaisua oikealla tavalla. Tässä artikkelissa keskityn kuitenkin RPA:n ja integraation teknologiasidonnaisten erojen hahmottamiseen.

RPA tarjoaa usein integraatioratkaisuun verrattuna edullisemman ja nopeamman keinon järjestelmien välisen viestinnän toteuttamiseen. Etu syntyy teknologian kevyestä luonteesta, joka mahdollistaa ratkaisun käyttöönoton tekemättä muutoksia olemassa oleviin järjestelmiin. RPA toimii ihmistyöntekijän tavoin, kuin siltana eri järjestelmien välillä. Robotille voidaan opettaa työntekijän toteuttama yksinkertainen prosessi vain päivissä, jolloin muutoksen tuomiin hyötyihin päästään myös nopeasti käsiksi. Toisaalta, sama teknologia voidaan ohjelmoida uuteen käyttöön organisaation tarpeiden muuttuessa. Käyttäjän näkökulmasta RPA vaatii huomattavasti vähemmän teknistä osaamista integraatioon verrattuna. Monet RPA ohjelmistot on toteutettu niin, ettei näiden operoiminen vaadi käyttäjältä esimerkiksi koodaustaitoja. Tietojärjestelmäintegraation toteuttaminen puolestaan vaatii kompleksisuutensa vuoksi hyvin erikoistunutta osaamista.

Vaikka saattaa vaikuttaa siltä, että näkökulmani ihannoi RPA:ta, tuo erottelu itse asiassa esiin molempien lähestymistapojen hyvät ja huonot puolet. Nopeat ja halvat ratkaisut ovat toki usein toivottavia, mutta joskus myös kalliimpi investointi voi olla paikallaan. Rahan arvoinen sijoitus voi esimerkiksi olla varmuus siitä, että jos auton jarruissa on toimintahäiriö saa kuski tästä tiedon välittömästi ja varajärjestelmä on heti aktiivinen, ilman järjestelmän sisäisiä välivaiheita. Kaikella on näin aikansa ja paikkansa. Tietojärjestelmäintegraatiot ovat ajoittain tarpeellisia, joskus jopa välttämättömiä. Silti monissa tapauksissa RPA:lla toteutettu ratkaisu riittää tuottamaan täyden hyödyn, kun vastaavan integraation rakentaminen olisi sen sitoman ajan ja kustannusten puolesta ylilyötyä.

Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään.

Artikkeli: Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce
Kuva Patrik Theander lisenssillä CC BY 2.0