Automaation strateginen rooli: Miksi ohjelmistorobotiikan pitäisi kiinnostaa yritysjohtajaa?
Miksi ohjelmistorobotiikan pitäisi kiinnostaa yritysjohtajaa?
Turhautuneisuus strategisten muutosten läpiviennin tuskalliseen tehottomuuteen on monelle yritysjohtajalle tuttu tunne. Ongelmasta puhuttaessa viitataan usein teknologisen valmiuden puutteeseen sekä henkilöstön muutosvastarintaan. Äänekästä pohdintaa käydään myös digistrategian välttämättömyydestä. Digitaalisten palveluiden tuottaminen on harvoin yksinkertaista, sillä vanhat integraatiot eivät useinkaan palvele uutta tarkoitusta. Näistä lähtökohdista, ohjelmistorobotiikka tarjoaa erinomaisen keinon parantaa tietointensiivisten organisaatioiden teknologista valmiutta sekä henkilöstön resursointia tuottavampiin tehtäviin.
Muutosketterä yritys toimii kustannustehokkaasti ja nopeasti
Sitran yliasiamies, Mikko Kosonen, kiteyttää osuvasti yrityksen arvon perustuvan organisaation ketteryyteen ja kyvykkyyteen tunnistaa sekä toteuttaa muutos. Arvo rakentuu myös siitä, kykeneekö yritys toteuttamaan muutoksen kustannustehokkaasti. Yleisesti on tunnistettavissa, että organisaation koon kasvaessa myös kitka muutostilanteessa kasvaa. Jäykkyys kietoutuu erityisesti henkilöstön asenteisiin sekä raskaisiin ja yhteen sopimattomiin tietojärjestelmiin.
Muutosketterän yrityksen johto kykenee käynnistämään koko organisaation leikkaavia, strategisia ohjelmia nopeasti ja kustannustehokkaasti. Tällainen voi olla vaikkapa rakennemuutos, jossa siirrytään toimintopohjaisesta mallista asiakasjohtoiseen. Kuvattu päätös saattaa syntyä johdon pitäessä tehottomana asetelmaa, jossa samoja asiakkaita lähestytään eri yksiköiden toimesta eri tarjoamin. Siirtymä asiakasvetoiseen rakenteeseen edellyttää, että kaikki samaa asiakasta koskeva tieto saadaan kerättyä nopeasti ja virheettömästi yhteen, koko yrityksen käyttöön. Valitettavasti eri toimintojen järjestelmät ovat harvoin kaikilta osin yhteensopivia, ja mahdollinen integraatiotyö olisi satojen tuhansien eurojen hidas projekti.
Ohjelmistorobotiikka tarjoaa nopean ja tehokkaan keinon automatisoida tietotyön rutiinitehtäviä ja siirtää organisaation osaamista tuottavampiin työtehtäviin. Monissa tapauksissa ohjelmistorobotiikalla voidaan korvata tai siirtää myöhäisemmäksi kalliita järjestelmäintegrointeja kymmenesosan kustannuksella siitä, mihin yritysjohdossa on totuttu. Automaatioteknologian hyödyntäminen ei vaadi mitään muutoksia olemassa oleviin tietojärjestelmiin tai tietoturvakäytäntöihin.
Ohjelmistorobotiikka vähentää muutoskitkaa
Kokemuksemme mukaan robotiikalla voidaan vaikuttaa sekä henkilöstön että teknologian luomaan muutoskitkaan. Työntekijöiden negatiivisia asenteita vähentää tieto, ettei haluttu muutos tuo lisätöitä uusien järjestelmien käyttöönottoina tai integrointeina. Kun kevennetään muutokseen sitoutettavan henkilöstön ja työn määrää, voidaan helpommin luoda ns. kokeilukulttuuri. Tällä tarkoitetaan tilannetta, jossa muutos arkipäiväistyy ja johto voi kokeilla uusia toimintamalleja nopeasti, edullisesti ja lähes riskittömästi. Ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä voidaan toteuttaa tietojärjestelmien tukea vaativia muutoksia vain päivissä ja saada vertailukelpoisia tuloksia lähes välittömästi. Muutostyö on nopeaa ja helppoa, siksi myös henkilöstön tuki on helpommin saavutettavissa.
Toisaalta, ohjelmistorobotiikalla voidaan mahdollistaa strateginen muutos lyhentämällä teknisiä asetusaikoja. Asetusajalla viitataan aikaan, joka kuluu päätöksentekohetkestä siihen, että muutoksen edellyttämät tiedot ovat käytettävässä muodossa halutussa paikassa. Perinteisiin tietojärjestelmäuudistuksiin verrattuna, robotiikan asetusajat jäävät kymmenesosaan totutusta. Lisäksi, sekä osin edellisestä syystä, kustannukset ovat vain kymmenyksen siitä, mitä yrityksissä on näistä muutoksista totuttu maksamaan. Kun suuriakin muutoksia voidaan toteuttaa kymmenen kertaa nopeammin ja edullisemmin, kuin aiemmin on arvioitu, aukeaa johdolle uusi strateginen kenttä.
Automaatioteknologia osaksi digistrategiaa
Strategisen ketteryyden lisäksi automaatioteknologialla voidaan tukea digistrategian toteutusta. Monilla yrityksillä on tahto luoda kilpailuetua palvelemalla asiakkaitaan verkossa entistä paremmin ja monipuolisemmin. Digitaalisen palvelun toteuttaminen on kuitenkin hidasta ja hankalaa, jos se edellyttää manuaalista järjestelmien välistä integraatiota tai raskaita tietojärjestelmäuudistuksia. Mikäli päätös digitaaliseen palveluun siirtymisestä tehdään kuvatussa tilanteessa, palvelun tarjoaminen vain lisää koettua työtaakkaa ja aiheuttaa henkilöstön keskuudessa nopeasti muutosvastarintaa. Ohjelmistorobotiikalla vastaava integraatio voidaan toteuttaa päivissä sekä taata tiedon siirron virheettömyys ja turvallisuus.
Ilmeinen ohjelmistorobotiikan soveltamisalue löytyy juuri digistrategiaa tukevien prosessien automatisoinnista. Automaatioteknologian edelläkävijäorganisaatiot raportoivat saavuttaneensa jopa 35% korkeamman tuottavuuden robotisoimalla tietotyön rutiineja. Toisaalta, jo lyhyet prosessikohtaiset hankkeet antava mitattavia tuloksia nopeasti. Ohjelmistorobotiikka tarjoaa yritysjohdolle keinon konkretisoida strategiassa kuvattuja tavoitteita sekä tehostaa digitaalisten palveluiden toimivuutta.
Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään.
Artikkeli Heikki Länsisyrjä – Partner, Digital Workforce
Kuva Zengame lisenssillä CC BY 2.0