Kainuun terveyden- ja sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistointiprojekti valmistui ennätysajassa
Lehdistötiedote 16.11.2023
Kainuun terveyden- ja sosiaalihuollon vanhojen tietojen arkistointiprojekti valmistui ennätysajassa
Digital Workforce ja yhteistyökumppani Atostek ovat toimittaneet Kainuun hyvinvointialueelle vanhojen tietojen arkistointiprojektin, jossa poimittiin ohjelmistorobotiikan avulla Kainuun Pegasos-tietojärjestelmässä olevat vanhat potilas- ja asiakastiedot, konvertoitiin ja siirretiin tiedot Kelan Kanta-arkistoon. Lisäksi poimittiin erikseen sovitut tiedot asiakkaan omaa arkistointia varten. Projekti valmistui vajaassa kahdeksassa kuukaudessa.
Kanta-arkistossa olevien tietojen säilyttämisestä vastaa Kela, mikä antaa rekisterinpitäjälle mahdollisuuden ajaa alas arkistokäytössä oleva vanha järjestelmä. Kyseessä on toinen hyvinvointialueiden sähköisen arkistoinnin ohjelmistorobotiikkapohjainen vanhojen tietojen arkistointihanke, joka on saatu päätökseen.
Kainuun passiivikannoissa olevia arkistoitavia tietoja oli kertynyt vuosien 1992-2012 ajalta Pegasos-järjestelmiin. Siirrettäviä kantoja oli yhdeksän, käsiteltäviä henkilötunnuksia yli 200.000 ja siirrettäviä asiakirjoja noin 800.000. Arkistoitavia tietoja olivat kertomustekstit, todistukset ja lomakkeet, lastenneuvolan kirjaukset, raskauden seurannan kirjaukset, laboratoriotutkimukset, vuodeosasto tiedot sekä kotihoidon hoito- ja palvelusuunnitelmat.
”Projektin tavoitteena oli Kainuun vanhojen Pegasos-tietokantojen sisältämän tiedon siirtäminen Kelan Kanta-arkistoon tai Kainuun omaan arkistoon, jotta vanhan järjestelmän käyttö voidaan päättää ja järjestelmä ajaa alas. Olimme seuranneet, kuinka robotiikalla voidaan toteuttaa tämänlainen hanke kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Arkistointiprojekti sujui jouhevasti ja lopputulos ylitti odotukset sekä aikataulutuksen että lopputuotoksen laadun suhteen” toteaa Pegasos järjestelmän pääkäyttäjänä toiminut järjestelmäpäällikkö Sirkku Malinen.
Digital Workforcen vanhojen tietojen arkistointiprojektissa hyödynnettiin avoimeen lähdekoodiin, Robot Frameworkiin perustuvaa Robocorp-alustaa pilvipalveluna sekä Atostekin Kanta-sertifioitua ERA-sovellusta, jolla aineistot konvertoidaan Kelan määritysten mukaiseen CDAR2-muotoon ja siirretään Kanta-arkistoon. Digital Workforcen ratkaisu on riippumaton lähdejärjestelmästä.
”Kainuun vanhojen tietojen arkistointiprojekti lähti liikkeelle toisena Suomessa. Meille oli ehtinyt kertyä arvokasta kokemusta ensimmäisestä projektista ja pystyimme toimimaan erittäin tehokkaasti. Työ käynnistyi maaliskuussa 2023, ja tuotantopoimintoihin pääsimme kesäkuun lopussa. Viimeiset asiakirjat siirrettiin Kanta-arkistoon 11.10.2023, hyvissä ajoin ennen luvattua määräaikaa vuoden loppuun mennessä. Kahdeksaan kuukauteen mahtui myös kesän lomajakso. Ratkaisumme puitteissa asiakas voi siirtää lain vaatimat tiedot yhdellä hankinnalla. Vanhojen tietojen arkistointiprojekti on resursseja, asiantuntemusta ja kokemusta vaativa hanke, jonka voimme hoitaa hyvin pitkälle asiakkaan puolesta, kertoo Juha Järvi, Global Head of Healthcare, Digital Workforce.
Ohjelmistorobotiikalla toteutettu asiakas- ja potilastietojen arkistointi Kelan Kanta-palveluun kestää tyypillisesti 9-12 kuukautta ja se voidaan jakaa neljään päävaiheeseen: valmistelu, poiminta, konvertointi ja kantaan siirto.
Suomessa on meneillään ja käynnistymissä kymmeniä vanhojen tietojen arkistohankkeita, sillä Asiakastietolaki velvoittaa kaikki julkiset sosiaalihuollon palvelutarjoajat liittymään sosiaalihuollon arkistoon 1.9.2024 mennessä. Suomessa on arviolta 800-1000 arkistoitavaa sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmää.
Lisätietoja
Juha Järvi, Global Head of Healthcare, Digital Workforce Services Plc
juha.jarvi@digitalworkforce.com
Tietoja Digital Workforcesta
Digital Workforce Services on maailman johtavia liiketoimintaprosessien automatisointiin tarkoitettujen palveluiden ja teknologiaratkaisujen tarjoajia. Digital Workforce Outsmart -palvelujen ja -teknologia-alustan avulla asiakasorganisaatiot voivat säästää kustannuksia, kiihdyttää digitalisaatiota, kasvattaa liikevaihtoa, parantaa asiakaskokemusta ja kilpailukykyä. Maailmanlaajuisesti yli 250 suurta asiakasta käyttää yhtiön palveluja ja teknologioita liiketoimintansa kehittämiseen automaation avulla. Yhtiö on perustettu vuonna 2015 ja sen palveluksessa on yhteensä yli 200 liiketoiminnan automaation ammattilaista Isossa-Britanniassa, Irlannissa, Norjassa, Puolassa, Ruotsissa, Saksassa, Suomessa, Tanskassa ja Yhdysvalloissa. Digital Workforce on listattu Nasdaq First North Growth Market -markkinapaikalla.