Robotic Process Automation: Pilvipalvelu vs. lisenssiratkaisu

Miten pilvipalveluna toteutettu RPA eroaa lisenssiratkaisusta? Digital Workforce Partneri ja yksi perustajista Jukka Virkkunen kertoo, mistä eri vaihtoehdoissa on kyse. Yhtenä tärkeänä näkökulmana pilvipalveluun voidaan pitää robotiikan käytön miettimistä strategisesti – se on valintoja siitä, mitä jätetään itse tekemättä.

Onko pilvipalvelu todella kuin ohjelmistorobotiikkaa töpselistä?

Lähestulkoon, pilvipalvelun valinnut asiakas voi aloittaa ohjelmistorobotiikan käytön vain päivissä. Valmiiksi rakennetun ja optimoidun pilvipalvelun käyttöönotto on pelkän lisenssiratkaisuun verrattuna helppoa ja nopeaa. Pilvipalvelussa asiakkaalle on valmiiksi luotu verkkosegmentti odottamassa, kun
asiakas ottaa pilven käyttöön, on robotti välittömästi toimintavalmiudessa.

Hyödyntämällä Digital Workforcen Repository- prosessi- ja komponenttikirjastoa voidaan valittujen prosessien automatisointia nopeuttaa entisestään. Repositoryn avulla mahdollistetaan myös merkittävä kustannussäästö, kun yksittäisen prosessin automatisoinnin kustannus putoaa jopa puolella. Repository on kirjasto valmiita automaatio-komponentteja, jonne tallennettuja automatisoidun prosessin osia voidaan sellaisenaan hyödyntää uuden kohteen automatisoinnissa. Näin varmistetaan myös kohteiden erinomainen ylläpidettävyys, yhtenäinen laatu ja muutoshallinta, kun samaa komponenttia käytetään useissa eri prosesseissa sen sijaan että toteutus tehtäisiin prosessikohtaisesti.

Joustaako pilvipalvelu asiakkaan tarpeen mukaan?

Uusia robotteja voidaan ottaa käyttöön joustavasti, tarpeen mukaan. Robotiikan tarve kasvaa usein pikkuhiljaa, mutta se harvoin vähenee ajan kuluessa. Pilvipalvelu on usein kustannustehokkaampi tapa kuin se, että asiakas ostaisi itse suurikapasiteettisen lisenssin ja kouluttaisi omat ihmisensä RPA-asiantuntijoiksi. Pilvipalvelua käyttäessä Digital Workforce ostaa ja konvertoi lisenssit suoraan asiakkaan käyttöön. Nykypäivänä palvelua ei tarvitse enää erikseen testata ja kokeilla, vaan voidaan siirtyä suoraan käyttöön. Robotti toimii luotettavasti sille annettujen valtuuksien puitteissa ja käyttää samoja sovelluksia
kuin mikä tahansa kotikäyttäjä.

Tuleeko asiakkaan ymmärtää RPA-teknologiaa hyödyntääkseen
pilvipalvelua?

Asiakkailta edellytetään aina tietty osaaminen ennen robotiikan käyttöönottoa, jotta epäonnistumisilta vältytään. Laajemman hyödyn saavuttamiseksi on myös tärkeää, että asiakas oppii itse tunnistamaan robotiikalle sopivia prosesseja omassa organisaatiossaan.

Digital Workforce voi asiantuntevana palveluntarjoajana järjestää koulutuksen robotiikkaan. Asiakkaasta, sen sijainnista ja käytön laajuudesta riippuu, järjestetäänkö koulutus sähköisesti vai paikan päällä. Digital Workforce Academy-oppimisympäristö on suunniteltu nimenomaisesti vastaamaan yritysten eri tasoisiin ja muotoisiin RPA-koulutustarpeisiin.

Mikä tekee pilvipalvelusta kilpailukykyisen vaihtoehdon?

Pilvipalvelun monistettavuus ja skaalautuvuus tuottaa vahvan kilpailuedun. Ohjelmistorobotiikalla on tärkeä rooli operatiivisten kustannusten alentamisessa. Monesti palvelussa lähdetään liikkeelle asiakaskohtaisesta pilvestä. Jos asiakas käyttää julkista pilveä, voidaan seuraavassa vaiheessa viedä palvelu sinne, jolloin kustannustaso laskee entisestään julkisen pilven ollessa edullisempi.

Oman pilviympäristön isännöinti on harvalle yritykselle taktisesti järkevää. Digital Workforcen ympäristöä hallitaan 24/7, näin taataan palvelun jatkuvuus ja nopea reagointi virhetilanteisiin. Vastaavan ympäristön hallinnointi olisi asiakkaan omana palveluna todella kallis toteuttaa. Nykyään lähes kaikki yritykset ovat ulkoistaneet tällaiset ympäristöt kumppanille.

Miten ohjelmistorobotiikasta saadaan paras hyöty irti?

Robotiikasta saa eniten irti kun tietää mitä automatisoida. Yritysten on hyvä ymmärtää, mitä toimintoja kannattaa automatisoida, missä kaikkialla teknologiaa voidaan hyödyntää ja mikä on sen tuoma kokonaissäästö. Kaikki muu yritykseltä voidaan kopioida, paitsi tapa tehdä asioita. Yrityksen kannattaa aina miettiä strategian kannalta se, mitkä ovat heille strategisia alueita ja mitkä putoavat operatiivisiin tai taktisiin. Ei-strategisten toimintojen kustannuksia ja niiden sitomaa aikaa tulisi pyrkiä minimoimaan.

Robotiikka tarjoaa yhden keinon tehdä asioita entistä tehokkaammin. Ohjelmistorobotiikan potentiaali on valtava, koska valtaosa tekemisestä on operatiivista tai taktista ja robotiikkaa voidaan käyttää sen kustannusten minimointiin. Yritys voi näin ollen investoida tärkeimpiin tehtäviin, eikä turhaan panostaa operatiivisiin tai taktisiin alueisiin. Robotiikan avulla tehtävät hoituvat nopeasti ja laadukkaasti, eikä yrityksen tarvitse rakentaa omaa, pitkää polkua alueisiin, jotka eivät ole strategisia.

Kuinka turvallinen pilvipalvelu on?

Robotti on usein turvallisempi kuin ihminen. Joskus yritysten ennakkoluulot ja ohjeistukset eivät tunnista robotin kaltaista tapaa tehdä asioita, mikä saattaa herättää pelkoa tietoturvasta. Robotin käyttö on kuitenkin täysin turvallista. Robotit on liitetty asiakkaan omaan AD:hen, jolloin asiakas määrittää sen käyttöoikeudet ja toiminnan laajuuden. Asiakkaat päättävät itse, kenellä on käyttöoikeudet mihinkin sovellukseen, ja pitääkö käyttäjän olla fyysinen ihminen vai voiko käyttäjä olla synteettinen eli robotti. Digital Workforce ei avaa asiakkaalle robotin lokitietoja suoraan, mikä lisää sen turvallisuutta. Robotti korvaa ihmisen tietotyöasioissa, eikä se tee mitään mitä sen ei ole sallittu tehdä, robotti ei myöskään tee inhimillisiä virheitä.

Tietoturvan kannalta tärkeintä robotiikan käytössä on se, miten robottia johdetaan, miten prosessit automatisoidaan, ja miten niitä ylläpidetään ja kehitetään. Roboteille annetaan usein minimikäyttöoikeudet ja prosessin mukaan oikeus lukea tai kirjoittaa tiettyjä asioita. Kun robotti on pilvessä tuotannossa, ei siihen pääse ulkopuolelta kiinni. Robotin suorituskykyä ja toimivuutta voidaan kuitenkin seurata näppärästi vaikkapa mobiililaitteelta. Digital Workforce on kehittänyt helppokäyttöisen RPA Management-työkalun, joka tekee mahdolliseksi robotin hallinnoinnin ja toiminnan tarkistamisen milloin ja missä vain.

Miten RPA:ta tulisi käyttää suhteessa muihin automaatioteknologioihin?

Robotiikan maturiteetin kasvaessa teemme jatkuvasti töitä pysyäksemme käyrän yläpuolella. Digital Workforcen konsultit ovat akkreditoituja ohjelmistorobotiikan erikoisosaajia. Palveluyhtiönä Digital Workforce on panostanut erityisesti käyttöönottopalveluihin, jotka tukevat asiakasta uuden teknologian nopeassa ja tuloksekkaassa soveltamisessa. Samalla pyrimme puhumaan ohjelmistorobotiikan puolesta osana suurempaa kokonaisuutta – ohjelmistorobotiikka on tärkeä työkalu nykypäivän yrityksille, mutta sen tarjoamat hyödyt ovat parhaimmillaan kun teknologiaa sovelletaan strategisista lähtökohdista, osana laajempaa työkalupakkia. Pilvipalvelua hyödyntävälle asiakasyritykselle robotiikan käyttöönotossa tärkeintä onkin miettiä strategisesti – mitkä alueet ovat sen toiminnan kannalta keskeisiä ja miten näihin voidaan parhaiten keskittyä. Kun huomataan, että RPA tarjoaa tarpeeseen sopivan avun, voidaan muu toteutus huoletta jättää asiantuntijoidemme harteille!

Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään. 

Artikkeli: Jukka Virkkunen –Digital Workforce Partneri ja yksi perustajista
Kuva Wonderlane lisenssillä CC BY 2.0