BPO vs RPA – Robotille ulkoistaminen
Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen ei ole ajatuksena uusi. Yritykset ovat jo pitkään ulkoistaneet muun muassa IT-, siivous-, ja turvallisuus palveluitaan.
Myös RPA voidaan nähdä eräänä ulkoistamisen muotona. Henkilön tai ihmisryhmän sijaan, työ ulkoistetaan ohjelmiston suoritettavaksi.
Wikipedian mukaan liiketoimintaprosessien ulkoistaminen auttaa yrityksiä parantamaan joustavuutta neljällä eri tavalla:
- Palveluista maksetaan suoritusperusteisesti. Tämä tarkoittaa, että yritys maksaa vain ja ainoastaan tarvitsemastaan palvelusta. Kun yritys tarvitsee esimerkiksi siivouspalveluita kaksi tuntia päivässä maksaa se vain näistä kahdesta työtunnista sen sijaan, että se palkkaisi täysipäiväisen siivoojan.
- Yritys voi keskittyä toimintansa kannalta keskeisimpään tekemiseen. Kun ylimääräiset funktiot on leikattu pois, voidaan voimavaroja vapauttaa tuottavampiin tarkoituksiin.
- Liiketoiminnan prosessit nopeutuvat entisestään. Tehokas ulkoistustoiminta voi nopeuttaa esimerkiksi tuotantolaitoksen suorituskykyä tai, RPA:n tapauksessa, vaikka lomakkeiden prosessointia.
- Ulkoistaminen mahdollistaa nopean ja joustavan liiketoiminnan organisaation kasvaessa. Yrityksen kasvaessa velvoitteet ja byrokratia sitovat toimintaa lisääntyvässä määrin. Ulkoistamalla esimerkiksi tarvittavaa raportointia, voidaan vähentää byrokratian kuormittavuutta.
Edellä esitettyjä näkökulmia on testattu onnistuneesti monessa organisaatiossa. Sillä, onko toiminta ulkoistettu ihmiselle vai robotille, ei näistä lähtökohdista ole merkitystä.
Robotiikkaa voidaan lähestyä myös paljon henkilökohtaisemmasta näkökulmasta. Robotti voi korvata osan yksittäisen henkilön työstä helpostikin, mutta kokonaisen työntekijän työpanoksen korvaaminen robotilla on jo vaikeaa. Voidaankin leikkiä ajatuksella, että työntekijä ulkoistaa robotille osan tehtävistään. Näin työntekijä ottaisi yhtiön roolin yllä olevissa esimerkeissä.
Tässä tapauksessa yllä olevat kohdat voidaan nähdä seuraavalla tavalla:
- Ylläolevassa esimerkissä yhtiön on helppo laskea, miten paljon se säästää, kun maksaa täysipäiväisen siivoojan sijaan vain kahdesta siivoustunnista. Samaan tapaan on mahdollista laskea miten paljon robotti säästää yksittäisen työntekijän aikaa ja siten työnantajan rahaa.
- Työntekijä voi keskittyä monipuolisempiin ja siten (useimmiten) palkitsevampiin tehtäviin, jotka vastaavat hänen omaa ydinosaamistaan. Työntekijä myös arvostaa näitä tehtäviä enemmän kuin rutiineja, jotka voidaan määrittää robotin tehtäväksi.
- Mikäli robotti suorittaa osan työstä, esimerkiksi kokoaa raportin, jonka pohjalta työntekijä rakentaa analyysin tai esityksen, tulee huomiota kiinnittää ajankäyttöön. Jos tehtävään kuluu kokonaisuudessaan sama aika kuin ennenkin, on syytä tarkastella tilannetta lähemmin. Saattaa olla, että esitykset ja analyysit ovat entistä parempia. Joka tapauksessa, myös työntekijän on hyvä olla tietoinen robotiikan soveltamiseen liittyvistä tavoitteista.
- Työntekijän ei tarvitse automaation myötä tehdä jokaista pientä asiaa manuaalisesti, jolloin tehtävissä on helpompi pysyä ajantasalla. Ajankohtainen toiminta luo kilpailuetua ja sen vaikutukset ulottuvat laajalle ympäristöön.
Oman ura johtaminen on kasvava trendi länsimaissa, jota RPA tukee hyvin. Tylsien rutiinien ulkoistaminen vapauttaa aikaa työssä oleellisiin tehtäviin ja helpottaa keskittymistä myös yksilön kannalta tärkeimpään.
RPA:n tehtävä on ottaa robotti pois ihmisestä.
Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään.
Artikkeli: Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce
Kuva Ken Teegardin lisenssillä CC BY 2.0