Webinaari Q&A: Miten Kela hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa
Pidimme hetki sitten webinaarin, johon saimme vieraaksemme Kansaneläkelaitoksen Niklas Collinin ja kuulimme konkreettisia esimerkkejä siitä, miten Kela hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa. Saimme webinaarin aikana lukuisia kysymyksiä ja päätimme koota ne yhteen blogipostaukseen kaikkien nähtäville. Jos webinaari jäi sinulta väliin, voit katsoa sen nauhoitteesta itsellesi sopivana ajankohtana.
Tässä webinaarissa tutustutaan Kelan RPA-hankkeeseen ja opit muun muassa:
- Mitä hyötyjä Kela tavoittelee RPA:n avulla
- Millainen on Kelan RPA-toimintamalli
- Mitä tuloksia saavutetaan vuoden 2020 loppuun mennessä
- Mitä erityispiirteitä suuren julkishallinnon organisaation tulee ottaa huomioon RPA:n käyttöönotossa
- RPA ja muut uudet teknologiat Kelan kehittämisen tiekartalla
Q&A
Hei! Mielenkiintoista. Miten olette hyödyntäneet vapautunutta työaikaa? Onko johtanut irtisanomisiin tai työn muutoksiin? Miten työntekijät ovat suhtautuneet tähän?
Niin etuustyön, kuin muunkin Kelassa suoritettavan työn osalta robottien tähän mennessä vapauttama työaika on jakautunut melko tasaisesti, jolloin vaikutus mihinkään tiettyyn ryhmään tai tehtävänkuvaan on ollut hillittyä. Etuuksien ja muiden tehtäväroolien sisällä on vielä runsaasti muuta tehtävää, joihin vapautunutta työaikaa pystyy allokoimaan. Tähän mennessä robottien vapauttama työaika on siis siirtynyt kovin sujuvasti muun työn suorittamiseen. Kunkin vuoden vapautunut työaika huomioidaan seuraavan vuoden henkilöstökehyksen pienenemisenä, joka toistaiseksi ei ole johtanut irtisanomisiin.
Työntekijöiden suhteen asiassa on pyritty olemaan mahdollisimman avoimia. RPA herättää työntekijöissä sekä innostusta että ymmärrettävää huolta oman työpaikan pysyvyydestä.
Kuinka monta henkilöä teillä työskentelee RPA:n parissa?
RPA-asiantuntijoina työskentelee tällä hetkellä Etuuspalveluissa 3, Yhteisissä palveluissa 1, Asiakkuuspalveluissa 1 ja IT-palveluissa 10 henkilöä. Osa näistäkin henkilöistä tekee myös muuta työtä ohjelmistorobotiikan rinnalla.
Kuka hoitaa ja missä hoidetaan kehityskohteiden priorisointi? Onko tämä IT:ssä vai onko teillä joku foorumi, missä asiat priorisoidaan?
Priorisointi hoidetaan kaikkien niiden yksiköiden kesken, joilla kehitysjonolla on kehitettäviä kohteita. Pidämme neljä kertaa vuodessa suunnittelupalavereita, joissa tarkastellaan kehittämisen yleistä tilannetta ja tarkemmalla tasolla katsomme aina kolmen viikon välein (sprintti) lähitulevaisuuden tilannetta.
Priorisointi tehdään liiketoiminnan toimesta yhdessä ja säästöt ovat keskeinen priorisointiperuste.
Paljonko on vapautuneen ajan tuntipalkka eli onko saatu digityökavereiden kustannukset takaisin vai onko hyöty enemmänkin laatu ja rutiinit pois vai oikea hintaetu?
Vapautuneen ajan tuntipalkka riippuu hieman siitä minkä tahon työtä tarkastellaan, mutta esimerkiksi etuuspalveluissa käytetään lukua 61 €/h. Tällä hetkellä olemme siinä rajalla, että saavutettavat säästöt alkavat ylittää digityökavereihin kohdistuneet kustannukset (resurssi-, laitteisto ja lisenssikulut). Kustannussäästöjen kumuloitumisen ansiosta ensi vuonna digityökaverit tuottavat taloudellista hyötyä jo reilusti enemmän, kuin mitä niiden edistäminen vaatii. Digityökaverit parantavat laatua ja antavat mahdollisuuden siirtää ihmistyötä mielekkäämpään, mutta kustannussäästöt ovat se pääpyrkimys.
Mikä on robotointi-investoinnin takaisinmaksuaika?
Tämä riippuu suuresti automatisoitavasta prosessista. Jokaisesta automatisoitavasta kohteesta tehdään oma kustannushyötyanalyysinsä, jonka perusteella priorisointiakin pystyy arvioimaan. Takaisinmaksuaika tarkentuu ensi vuoden puolella, kun saadaan lisää prosesseja tuotantoon. Tällä hetkellä vaikuttaisi, että suurin osa maksaa itsensä takaisin alle puolen vuoden tuotantoajon jälkeen.
Nuo ovat tuloksia mutta mitkä olivat tavoitteet, päästiinkö niihin?
Etuuspalveluissa tavoitteena on ollut 15 htv:n säästöt. Näillä näkymin, kun marras- ja joulukuun tilastot ovat vielä auki, tullaan tavoitteet joko saavuttamaan tai lähes saavuttamaan.
Miten Kelalla tunnistetaan nuo mahdolliset robokohteet, eli mitä kautta uudet ideat nousevat ja miten niitä viedään eteenpäin edistettäväksi?
RPA-kohteiden tunnistaminen tapahtuu pääsääntöisesti kahdella tavalla:
- Liiketoiminnan asiantuntija vinkkaa mahdollisesta robokohteesta
- RPA-asiantuntija itse pyrkii etsimään mahdollisia kohteita esimerkiksi tilastodataa hyväksi käyttäen
Ensimmäinen tapa on selkeästi parempi. Esimerkiksi etuuskäsittelijä kykenee arjessaan tunnistamaan yksinkertaiset, toistuvat prosessit ja ilmoittamaan niistä eteenpäin. Haasteena on ollut riittämätön tietous ohjelmistorobotiikan käytettävyydestä. Tätä pyritäänkin edistämään laajalti koko Kelassa erilaisten uutisten, esitysten sekä verkkokoulun muodossa.
RPA-asiantuntija periaatteessa pystyy itsekin etsimään sopivia robokohteita, mutta käytännössä tähän ei ole aikaa.
Edistäminen tapahtuu listaamalla saapuneet ideat ja tekemällä muutamia hyvin karkeita arviointeja. RPA-asiantuntija pohtii ensin idean kuvauksen perusteella, onko kohde mahdollista suorittaa robolla. Tämän lisäksi pyydetään (jos ei ehdotuksessa itsessään ole jo mainittu) karkeita lukuja määristä. Näiden tietojen avulla tehdään alustavaa listausta mahdollisista kohteista. Robokohteen edistämisen vapautuessa listauksesta valitaan sopivalta vaikuttava kohde ja kyseisen kohteen eri sidosryhmiin otetaan yhteyttä. Avainasemassa on demopalaveri, jossa ehdotettua tehtävänkuvaa demotaan pienelle porukalle RPA-asiantuntijoita. Käytännössä todella lupaavilta vaikuttavien ehdotusten määrä on pysynyt hyvin hallittavana, joten uusien kohteiden poiminta on ollut melko suoraviivaista.
Onko kehitys/tuotantokoneet fyysisiä- /virtuaalikoneita, mikä käyttöjärjestelmä?
Robotit tekevät töitä Windows 10 virtuaalityöasemilla, palvelimet ovat Microsoft Servereitä.
Kuinka paljon prosessien leanausta tarvitaan ennen kuin robotisaatio voidaan tehdä? Ja ilmeisesti teette pitkälti in-house ratkaisuna RPA-toteutukset?
Robotit tehdään tosiaan täysin talon sisällä ja yhteistyökumppanina meillä on Digital Workforce.
Jokaisen prosessin osalta pyritään suoraviivaistamaan automatisoitavaa tehtävää, mutta valitettavan harvoissa tapauksissa merkittäviä muutoksia on saatu aikaan. Osaltaan tähän vaikuttaa velvollisuus toimia lakien ja asetusten mukaisesti ja toiselta osalta toimien huomattava monimutkaisuus, monet etuudet ovat vahvasti sidoksissa toisiinsa ja muutoksilla saattaa olla merkittäviä lieveilmiöitä muualla.
Lisätietoja:
Niklas Collin
Tuoteomistaja, etuuksien RPA- ja AI-palvelut, Kansaneläkelaitos
niklas.collin(at)kela.fi
Timo Maisila
Head of Sales Public, Digital Workforce
timo.maisila(at)digitalworkforce.com
