Berika era medarbetare med Automation: Webinar Q&A

Vi har nyligen hållit ett webinar tillsammans med Microsoft, Nacka- och Södertälje kommun om  hur kommuner arbetar med  automation Vi fick många bra frågor under webbinaret och eftersom vi inte hade möjlighet att svara alla på plats, återkommer vi här med ett Q & A-inlägg som täcker de frågor publiken ställde. Om du missade webbseminariet kan du se det från inspelningen när det passar. 

De viktigaste från webinaret inkluderade:

• Vad är Microsoft Power Automate?
• Hur passar Power Automate in i den allt växande verktygslådan för automation?
• Hur kan er verksamhet dra nytta av denna teknologi?
• Hur kan Power Automate användas för att öka den peronliga effektivteten och skapa innovation?
• Hur tänker och vad gör andra kommuner kring automation?

Titta på inspelningen

Frågor från deltagarna och svar från panelen:

När det gäller Power Automate, går det att nyttja även om man inte har tillgång till 365-suiten? Det vill säga går det att installera on-prem?

Microsoft: Power Automate går att använda fristående och hanterar såväl on-prem som cloud.

Vad har Microsoft för tidsplan för PowerAutomate unattended automation? När blir den tillgänglig och hur kommer licensmodellen se ut?

Unattended RPA finns tillgängligt i dag. Nyligen släpptes också Power Automate Desktop. https://flow.microsoft.com/sv-se/ui-flows/

Listpriser för Microsoft Automate och RPA tjänster finns här: https://flow.microsoft.com/sv-se/pricing/

För specifika priser hör med antingen din kontaktperson på Microsoft eller licensåterförsäljare. Automate ingår inom ramen för olika applikationer i olika utsträckning inom våra 365 sviter samt vid Power Apps på Power Platform.

Vilka mätetal använder Nacka och Södertälje för att mäta effekterna av digitaliseringsarbetet (förutom tid) – kan ni ge exempel?

Södertälje: Vi mäter FTE (full time employee), kvalitet i leveransen, samt mervärde för organisationen

Nacka: Vi börjar varje projekt med att diskutera vilka nyttor man vill uppnå. Det blir case-by-case hur man vill mäta effekterna, beror på om det är t.ex. spara tid, eller korta ledtider ut mot invånare, eller kanske nöjda medarbetare som är effekten man vill nå. Men vad gäller business case monetärt så använder vi DWF:s verktyg Quick Scan för detta.

Kan vi få veta lite mer om hur man använde RPA i ”Corona-funktionen” då det gällde processen för bemanning?

Södertälje: Processen är kopplad till Omsorgskontoret och innehöll många repetitiva arbets uppgifter som motsvarar drrygt 0,5 FTE för mer info:  https://digitalworkforce.com/rpa-news/sodertalje-a-swedish-municipality-and-digital-forerunner-turned-to-bots-to-ensure-effective-operations-and-excellent-customer-service-during-the-covid-crisis/

Har ni haft utmaningar med att få godkänt av systemägarna eller processägarna för att använda RPA i processerna?

Södertälje: Vi är väldigt noga med att få cheferna med i processerna tidigt och därmed får mandat för denna typ av beslut, så svaret är nej.

Nacka: Nej, de verksamheter som har robotiserat på Nacka har varit drivande i att få till robotisering – och har kommit till oss för stöd. När vi initierar robotiseringsinitiativ på andra verksamheter så gör vi det genom stark förankring med verksamhetschefer; vi prioriterar att hjälpa de verksamheter som själva vill robotisera. 

Hur har ni organiserat utvecklingsarbetet? Vart vänder sig era verksamheter som är intresserade av automatisera ett arbetsmoment? Har ni upprättat ett CoE som levererar RPA som tjänst?

Södertälje: Det är digitaliseirngsenheten som är SPOC (central point of contact) när det gäller RPA i Södertälje, vi arbetar med förankring och skalning i organisationen.

Nacka: Vi har en ”intresseanmälan robotisering” på vårt intranät så att man direkt kommer in till vår RPA tjänsteansvarig och får hjälp med att börja analysera caset, utifrån business case, analys om RPA är rätt verktyg eller t.ex. traditionell integration. Vi arbetar med att etablera ett eget kompetenscenter, för vi behöver ha kompetens själva, för att vara bra beställare, men också för att kunna vara en bra länk mellan leverantör och verksamhet. Sedan har vi en utvecklingspartner som kan utveckla när/om vi inte har kompetens och kapacitet.

Var det komplext att få igång kopplingen mellan kommunens system och den externa RaaS-tjänsten?

Södertälje: Jag vill påstå att det gick väldigt smärtfritt, det handlar för vår del om att Roboten får tillgång via VPN , öppna berörda IP adresser och sedan ge de nödvändiga behörigheterna till berörda system. Vi hade så klart förankrat hela arbetet i organisationen i förväg både hos IT och verksamheterna.

Nacka: Nej, min upplevelse var att det var ganska smidigt att få igång, däremot lade vi mycket analysarbete på att komma fram till en lösningsarkitektur som var optimal utifrån både kostnadseffektivitet, prestanda/funktionalitet och informationssäkerhet. Vi kör ett hybrid-scenario, viss hantering i molnet och vissa delar hanteras ”on prem”.

Hej, uppfattade inte vilken process det var inom redovisning?

Södertälje: Kontrollera moms på hyrbil:

Roboten loggar in i ekonomisystemet och letar fram fakturor av en viss typ baserat på ett sökurval.

Den går därefter igenom konteringen för varje faktura inom satt datumintervall och kontrollerar att avdragsgill moms är korrekt ifylld. Om roboten hittar felaktigheter kan den antingen helt sluta hantera fakturan eller påbörja en process för korrigering.

Nacka: Vi hade en RPA-process för fakturadistribution innan systemet (UBW) fick den funktionaliteten inbyggd.

Hur har ni gjort för att inventera/identifiera processer?

Södertälje: Det är ett pågående arbete, vi har tagit fram ett underlag som förklara RPA och hur vi jobbar med det i Södertälje. Vi jobbar proaktivt med detta på olika sätt, informerar på olika forum, intervjuer, filmer, artiklar, workshops, webinarium, mm. 

Nacka: Vi har både bett verksamheterna att själva identifiera arbetsuppgifter ”de vill bli av med” som vi kan robotisera, men också proaktivt kommit med förslag utifrån vad andra kommuner i Sverige automatiserat.

Vilket verktyg använde Nacka?

Svar: Vi har både använt UiPath och Blue Prism. I dagsläget har vi bara processer i Blue Prism.

Hur väljer Södertälje ut vilka handläggningsrutiner som kan/ska automatiseras med RPA? (Lars Umeå)

Södertälje: Först har vi en genomgång med verksamheten där vi går igenom vad RPA är och vad en digital medarbetare kan/inte kan göra.Därefter ger vi verksamheten en hemläxa att fundera på vilka processer som de tror skulle vara lämpliga att automatisera.

Detta följs upp av en första workshop där vi tittar på samtliga processkandidater och gör en snabb analys av hur stor volym processfall som ska hanteras hur lång tid ett ärende tar att utföra manuellt om datan som ska hanteras är strukturerad om processen är regelbaserad.

Utifrån denna överblick görs ett urval av processkandidater som hanteras i en andra workshop. Där använder vi s.k. Quick Scan tool vilket är ett verktyg som tillhandahållits av vår leverantör DWF. I en Quick Scan får verksamheten besvara en uppsättning frågor för varje process. Detta sammanställs i en grafisk summering som visar hur väl lämpad processen är för automatisering (hur lätt det är att bygga ihop) samt hur stor positiv påverkan RPA kan ha på processen (ex. hur stor tidsbesparing som görs).

Efter att ni tagit fram en ny RPA-lösning, hur sker förvaltningen av lanserad process? Överlämnas den till verksamheten som då får utse processförvaltare osv eller sköter ni det åt dem?

Södertälje: Det är digitaliseirngsenheten som är SPOC när det gäller RPA i Södertälje, berörd process ägare i verksamehten möter upp med en SPOC gentemot oss.